Пятница, 10 Июля 2020

Готовимся к переходу на электронные трудовые книжки

Фото


Законодательные требования к уведомлению о переходе

на электронные трудовые книжки

 

Федеральным законом от 16.12.2019 № 439-ФЗ, внесены изменения в Трудовой кодекс в части формирования сведений о трудовой деятельности в электронном виде. В связи с этим у работодателей возникли новые обязанности:

по уведомлению каждого работника персонально о том, что в соответствии с новым порядком сведения о стаже будут формироваться в электронном виде;

по разъяснению, что работник вправе выбрать, каким способом будет осуществляться введение его трудовой книжки: только в электронном формате или одновременно в электронном виде и бумажном;

по ежемесячной отчетности в Пенсионный фонд по сведениям о трудовой деятельности своих сотрудников (в соответствии со ст. 66.1 ТК РФ).

В соответствии с п. 2 Постановления Правительства Российской Федерации от 19.06.2020 № 887 «Об особенностях правового регулирования трудовых отношений и иных непосредственно связанных с ними отношений в 2020 году», срок уведомления работодателем каждого работника об изменениях в трудовом законодательстве, связанных с формированием сведений о трудовой деятельности в электронном виде, а также о праве работника путем подачи работодателю соответствующего письменного заявления сделать выбор между продолжением ведения работодателем трудовой книжки или предоставлением ему работодателем сведений о трудовой деятельности продлен до 31.10.2020 года. Изначально работодатели должны были проинформировать  об этом работников в письменной форме до 30 июня 2020 года. Определиться с выбором трудовой книжки нужно до 31 декабря  текущего года.

 

Пошаговая инструкция

1. Издайте соответствующие приказы по учреждению

 

Внесение изменений в законодательство в части введения электронных трудовых книжек повлекло за собой необходимость проведения в учреждениях определенных мероприятий, а также установления новых обязанностей для должностных лиц кадровой, бухгалтерской (либо иных) служб. Следовательно, нужно будет издать приказы по учреждению:

- об утверждении плана мероприятий в связи с введением электронных трудовых книжек;

- о назначении ответственных лиц за ведение электронных трудовых книжек.

 

2. Внесите изменения в локальные акты учреждения

 

Скорректировать потребуется и некоторые локально-нормативные акты учреждения. В частности, нужно будет:

- внести изменения в должностные инструкции лиц, ответственных за ведение электронных трудовых книжек и за представление соответствующей отчетности;

- скорректировать график документооборота в части установления алгоритма и сроков подготовки необходимых документов и сведений;

- дополнить новыми формулировками локальные акты, в которых упоминается трудовая книжка, например правила внутреннего трудового распорядка (ПВТР), инструкцию по делопроизводству.

 

3. Обеспечьте техническую готовность представления сведений

 

Работодатели должны позаботиться об обеспечении технической готовности представления сведений о трудовой деятельности для хранения их в информационных ресурсах ПФР.

Кроме того, нужно завести электронную почту (и довести адрес электронной почты до сведения работников), куда работники смогут присылать заявления о выдаче им сведений о трудовой деятельности.

 

4. Разработайте формы уведомления и заявления

 

Законодательство обязывает работодателей в срок до 31.10.2020 уведомить работников о переходе на электронные трудовые книжки. Форма такого уведомления не утверждена, соответственно, работодатель должен разработать ее самостоятельно.

Работники, в свою очередь, до 31.12.2020 включительно должны подать работодателю письменное заявление о выборе способа ведения трудовой книжки (о ведении трудовой книжки в электронном виде или о сохранении бумажной трудовой книжки). Форма такого заявления произвольная. Но чтобы у работников не возникало вопросов, целесообразно разработать формы заявлений и предлагать их в качестве образца работникам.

 

5. Проверьте правильность оформления бумажных трудовых книжек

 

Перед переходом на ведение электронных трудовых книжек целесообразно провести сплошную проверку правильности оформления бумажных трудовых книжек. При необходимости - внести новые записи или исправить ошибки.

 

6. Подготовьтесь к сдаче отчетности

 

С 2020 года работодатели обязаны будут представлять сведения:

- в ПФР - ежемесячно не позднее 15-го числа месяца, следующего за отчетным, по форме СЗВ-ТД (с учетом выходных дней впервые указанный отчет нужно представить до 17.02.2020);

- работникам - по их запросу и при увольнении по форме СТД-Р (ранее предполагалось, что для этого будет использоваться форма СЗИ-ТД).

На момент подготовки настоящего материала обе эти формы еще не утверждены.

То есть, как уже указывалось выше, в учреждении нужно будет назначить лиц, ответственных за оформление данных форм, при необходимости провести обучающие занятия по порядку их заполнения.

Отметим, что ежемесячная форма СЗВ-ТД в 2020 году должна оформляется не на всех работников, а лишь на тех:

1) которые подали заявление о продолжении ведения трудовой книжки либо о представлении сведений о трудовой деятельности в электронном виде (в месяце, следующем за тем, в котором было подано такое заявление);

2) у которых поменялись сведения о трудовой деятельности, в частности произошли следующие события:

- прием на работу (службу);

- перевод на другую работу;

- изменение наименования страхователя;

- установление (присвоение) второй и последующей профессии, специальности или иной квалификации (заполняется с указанием разрядов, классов или иных категорий этих профессий, специальностей или уровней квалификации - класс, категория, классный чин и т.п.);

- увольнение с работы;

- лишение права в соответствии с приговором суда занимать определенные должности или заниматься определенной деятельностью.

Если на сотрудника не составлялся ни один отчет СЗВ-ТД в течение 2020 года, сведения о его должности нужно подать в ПФР до 15.02.2021.

С 2021 года работодатели обязаны будут подавать в ПФР сведения о приеме и увольнении работников не позднее рабочего дня, следующего за днем издания соответствующего приказа (распоряжения).

7. Уведомите работников о переходе на электронные трудовые книжки

 

Проведите разъяснительную работу среди работников о сути электронных трудовых книжек, о возможности выбора способа ведения трудовых книжек и об алгоритме получения сведений о трудовой деятельности.

 До 31.10.2020 уведомите под подпись работников (включая тех, кто находится в декрете) о переходе на электронные трудовые книжки и о необходимости выбора ими дальнейшего способа ведения трудовых книжек. Декретницам уведомление можно направить заказным письмом.

 

8. Организуйте прием заявлений от работников

 

До 31.12.2020 организуйте прием заявлений от работников о выборе способа ведения трудовой книжки.

Если работник до 31.12.2020 не представил соответствующее заявление по уважительной причине (например, находился на больничном, в отпуске, в декрете либо по иному основанию не исполнял трудовые обязанности, но за ним сохранялось место работы либо гражданин имел стаж работы по трудовому договору, но по состоянию на 31.12.2020 не состоявшие в трудовых отношениях), он может представить такое заявление работодателю в любое время позже.

 

9. Выдайте работникам бумажные трудовые книжки

 

Если работник выбрал способ ведения трудовой книжки в электронном виде, после 01.01.2021 бумажную трудовую книжку ему нужно будет выдать на руки под подпись (факт выдачи зафиксировать в книге учета движения трудовых книжек). При выдаче трудовой книжки в нее необходимо внести запись о подаче работником соответствующего заявления.

Разделы сайта


mod_vvisit_countermod_vvisit_countermod_vvisit_countermod_vvisit_countermod_vvisit_countermod_vvisit_countermod_vvisit_counter
mod_vvisit_counterСегодня296
mod_vvisit_counterВчера431
mod_vvisit_counterЭта неделя2629
mod_vvisit_counterПрошлая неделя3159
mod_vvisit_counterЭтот месяц10980
mod_vvisit_counterПрошлый месяц16106
mod_vvisit_counterВсе дни874260

Онлайн сейчас: 7
Ваш IP: 18.207.102.38
,
Сейчас: 2020-10-24 20:21